Ruvalcaba Franco Toda persona jurídica desempeña sus funciones sobre la base de sus documentos fundacionales. Cada tipo de organización empresarial tiene su propio conjunto de documentos, que depende de la forma jurídica de la organización.
Los documentos fundacionales contienen información sobre el nombre de la empresa, su ubicación y su gestión. Estos tres componentes caracterizan e identifican a la persona jurídica.
Los documentos básicos y. Una sociedad de responsabilidad limitada y una sociedad unitaria funcionan sobre la base de los estatutos, pero incluyen otros tipos de documentación:
Certificado de registro estatal;
Certificado de registro fiscal;
Escritura de constitución (acuerdo de los accionistas sobre la creación de la empresa);
acuerdo sobre los derechos de los fundadores;
lista de fundadores;
Actas, decisiones, órdenes, etc.
Las sociedades anónimas desempeñan sus funciones sobre la base de los mismos documentos, a los que se añade el registro de accionistas en lugar de la lista de fundadores.
Se presta especial atención a la forma y las condiciones de conservación de los documentos, lo que se tiene muy en cuenta en las auditorías. No es de extrañar que su pérdida prive a la persona jurídica de su capacidad legal. Un funcionario será responsable de la custodia de los documentos; normalmente se trata del director general o de subentidades específicas, como el departamento de registros.
Los documentos se guardan en cajas fuertes y armarios metálicos sellados y se expiden estrictamente contra recibo.
Los plazos de conservación están estipulados en la normativa legal, según la cual cada documento tiene su propio plazo de prescripción. Las únicas excepciones son ciertos documentos que deben conservarse indefinidamente.
La ley prohíbe categóricamente la destrucción de documentos con un plazo de prescripción válido, así como el almacenamiento de documentos ya caducados. Esto conlleva una responsabilidad administrativa.
